Udienze telematiche: protocolli CSM-CNF con le linee guida per gli operatori del diritto

Anche il settore giudiziario si appresta, tra poche settimane, ad entrare nella cosiddetta fase due: a partire dal prossimo 12 maggio – terminata la fase emergenziale durante la quale è stato disposto il rinvio generalizzato di tutte le udienze civili e penali, salvo poche eccezioni relative ai procedimenti urgenti o coinvolgenti interessi più delicati – i capi degli uffici giudiziari dovranno attuare tutte le necessarie misure organizzative, valide fino al 30 giugno 2020, per evitare assembramenti all'interno dell'ufficio giudiziario e contatti ravvicinati tra le persone.

Tra le varie misure organizzative previste dal comma 7 dell'art.83 del d.l. 18/20, la norma che suscita più interesse nell'interprete è contenuta nella lettera f) che introduce, in via normativa, la facoltà di svolgere le udienze civili che non richiedono la presenza di soggetti diversi dai difensori e dalle parti «mediante collegamenti da remoto individuati e regolati con provvedimento del Direttore generale dei sistemi informativi e automatizzati del Ministero della giustizia»: i provvedimenti del Direttore S.I.A. del 10 marzo 2020 e del 20 marzo 2020 hanno chiarito, all'art. 2, che le udienze civili potranno svolgersi «mediante collegamenti da remoto organizzati dal giudice utilizzando i seguenti programmi attualmente a disposizione dell'Amministrazione: Skype for Business; Teams».

Come dovrà avvenire l'udienza telematica?

Ai sensi della lettera f) del già citato comma 7 dell'art. 83, l'udienza pubblica "da remoto" deve comunque svolgersi con modalità idonee a salvaguardare il contraddittorio e l'effettiva partecipazione delle parti.

Nelle misure organizzative i capi degli uffici dovranno assicurare il rispetto di una serie di regole minime, opportunamente dettate dalla norma in commento e meglio delineate nei protocolli che CSM e CNF stanno redigendo in queste settimane.

In particolare, la "Proposta di protocollo per udienze civili tramite collegamento da remoto" è frutto della collaborazione tra Consiglio Superiore della Magistratura e del Consiglio Nazionale Forense, con la partecipazione anche di DGSIA e della Struttura tecnico Organizzativa del CSM: si è ritenuto, infatti, che al fine di garantire lo svolgimento dell'udienza con "modalità idonee a salvaguardare il contraddittorio e l'effettiva partecipazione delle parti", fosse opportuno individuare soluzioni condivise con l'avvocatura e con DGSIA, sì da offrire una cornice di riferimento uniforme per i protocolli, che potranno essere assunti in sede locale da parte dei singoli Uffici Giudiziari, per la durata del periodo emergenziale, attualmente previsto fino al 30.6.2020.

Il Protocollo civile, in relazione alle udienze da trattarsi tramite il collegamento da remoto (videoconferenza) ex art 83, comma 7 lett. f ) del DL 18/2020, disciplina sia le modalità di convocazione delle parti, compresa la parte non ancora costituita, sia le modalità di svolgimento dell'udienza e le modalità di verbalizzazione, prevedendo anche specifiche conseguenze per la mancata presenza delle parti, ovvero per il mancato funzionamento del sistema, successivo all'inizio dell'udienza. 

In relazione alle modalità di convocazione delle parti, nella proposta di protocollo è previsto che prima dell'udienza il giudice emetterà un provvedimento che farà comunicare con congruo preavviso, preferibilmente non inferiore a 7 giorni salvo improrogabili ragioni di urgenza, dalla cancelleria ai procuratori delle parti ed al pubblico ministero, se è prevista la sua partecipazione, con indicazione di giorno, ora e modalità di collegamento tramite link inserito nel provvedimento stesso; il provvedimento conterrà l'espressa indicazione che, previa verifica della sua regolare comunicazione a cura della cancelleria alle parti costituite, potranno essere adottati i provvedimenti previsti dalla normativa vigente per la mancata comparizione delle parti.

Il provvedimento conterrà altresì l'espressa indicazione che le parti eventualmente non ancora costituite con difensore e destinatarie di notificazione analogica del provvedimento stesso potranno accedere al fascicolo informatico mediante "richiesta di visibilità", onde acquisire l'indirizzo telematico dell'aula virtuale, contenuto come link nel provvedimento di fissazione dell'udienza.

I procuratori delle parti depositeranno nel fascicolo una nota contenente un recapito telefonico e un indirizzo mail attraverso i quali potranno essere contattati dal cancelliere in caso di malfunzionamento dell'applicativo utilizzato; il giudice avrà cura di fissare le udienze da remoto ad orari distinti e congruamente distanziati.

Con specifico riferimento alle modalità di svolgimento dell'udienza da remoto, il protocollo – richiamando quanto già previsto nell'art. 83 comma 7 lett. f) D.L. n.18/2020 – specifica che all'udienza telematica il presidente dovrà dare atto a verbale anche delle modalità prescelte per accertare l'identità dei difensori delle parti che sono collegati da remoto: considerato che entrambi i programmi messi a disposizione dal ministero della Giustizia prevedono collegamenti audiovisivi, mediante invito a collegarsi tramite indirizzo email, è plausibile ritenere che l'identificazione dei difensori potrà presumersi dalla corrispondenza dell'indirizzo di posta elettronica; in alternativa occorrerà esibire a video un documento, sempre che il difensore non sia conosciuto direttamente dal presidente del collegio.

All'udienza, di cui è vietata la registrazione, possono partecipare solo i procuratori delle parti, le parti e gli altri soggetti legittimati alla partecipazione (quali magistrati in tirocinio, tirocinanti, codifensori, praticanti procuratori).

Ove possibile, la gestione dell'avvio e dello svolgimento dell'udienza verrà effettuata dal cancelliere collegato da remoto con il medesimo applicativo; eventualmente il medesimo cancelliere, utilizzando la "consolle d'udienza" potrà curare anche la verbalizzazione; il verbale di udienza potrà essere redatto dal giudice o dal cancelliere. 

Nel verbale di udienza, il giudice dovrà prendere atto della dichiarazione di identità dei procuratori delle parti presenti e delle parti; sarà altresì necessario prendere atto della espressa dichiarazione dei difensori delle parti in merito alle modalità di partecipazione della parte assistita al momento dell'udienza e della dichiarazione relativa al fatto che non siano in atto, né da parte dei difensori né da parte dei loro assistiti, collegamenti con soggetti non legittimati; nonché della dichiarazione della parte che si colleghi da un luogo diverso da quello da cui si collega il difensore che non sono presenti fisicamente soggetti non legittimati.

All'udienza telematica il giudice, previa verifica della regolare comunicazione di cancelleria del provvedimento di fissazione dell'udienza contenente il link di collegamento, adotta i provvedimenti previsti dalla normativa vigente per la mancata comparizione delle parti.

La produzione di documenti in udienza, di cui non sia stato possibile il previo deposito telematico in consolle, potrà avvenire mediante l'eventuale utilizzazione di strumenti di condivisione dello schermo e varrà come mera esibizione, con necessità di regolarizzare successivamente il deposito nel rispetto della normativa sul PCT; potranno essere ammesse dal giudice deduzioni delle parti tramite l'uso della chat o di altro strumento di condivisione dei testi.

In caso di malfunzionamenti, di scollegamenti involontari e di impossibilità di ripristino, il giudice dovrà rinviare l'udienza, facendo dare comunicazione alle parti del verbale d'udienza contenente il disposto rinvio.

Al termine dell'udienza il giudice inviterà i procuratori delle parti a dichiarare a verbale di aver partecipato effettivamente all'udienza nel rispetto del contraddittorio e ad attestare che lo svolgimento dell'udienza stessa mediante l'applicativo è avvenuto regolarmente; il giudice darà, quindi, lettura del verbale di udienza, eventualmente anche tramite la condivisione della finestra del redattore del verbale in consolle nel corso dell'udienza stessa.

Se all'esito della discussione occorrerà assumere provvedimenti decisori contestuali, previa camera di consiglio (per i quali l'ordinamento prevede la lettura in udienza alle parti) il giudice interromperà il collegamento sospendendo l'udienza da remoto (per l'ingresso virtuale in camera di consiglio), indicando, con l'accordo dei procuratori delle parti, l'ora della prosecuzione dell'udienza da remoto tramite l'uso dell'applicativo per la lettura del dispositivo salvo che le parti concordino di essere esentate dalla presenza in udienza al momento della lettura.