Email: qual è la sua efficacia?

Inquadramento normativo: Art. 2702 c.c., Art. 2712 c.c.; D.Lgs. n. 82/2005. L. n. 604 del 1996, art. 2

Efficacia probatoria email con firma elettronica: L'email è riconducibile nell'ambito del documento informatico in quanto presenta il requisito della forma scritta e, quando vi è apposta una firma digitale o altro tipo di firma elettronica qualificata o una firma elettronica avanzata, ha l'efficacia della scrittura privata (Cass. civ. Sez. lavoro, n. 5523/2018), ossia fa piena prova, fino a querela di falso, della provenienza delle dichiarazioni da chi l'ha sottoscritta e sempre se colui che contro il quale la scrittura è prodotta ne riconosce la sottoscrizione o se questa è legalmente riconosciuta.

Documento informatico: Per documento informatico si intende il documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti (Cass. civ. Sez. lavoro, n. 5523/2018).

Efficacia email tradizionale: L'email tradizionale, priva di una firma digitale o di altro tipo di firma elettronica qualificata o di una firma elettronica avanzata, rientra tra le riproduzioni informatiche, ovvero fra le rappresentazioni meccaniche indicate, con elencazione non tassativa, dall'art. 2712 c.c. e dunque fa piena prova dei fatti e delle cose rappresentate, se colui contro il quale viene prodotta non ne disconosca la conformità ai fatti o alle cose medesime (arg. già da Cass., n. 24814/2005; Cass. civ. , n. 11606/2018).

Email e licenziamento: Il datore di lavoro, imprenditore o non imprenditore, deve comunicare per iscritto il licenziamento al prestatore di lavoro. Il requisito della forma scritta di detta comunicazione deve ritenersi assolto con qualunque modalità che comporti la trasmissione al destinatario del documento, qualora dette modalità non siano state oggetto di apposita specificazione (in termini: Cass. civ., sez. lav., n. 23061/2007). 

Questo sta a significare che l'atto di licenziamento può essere trasmesso anche tramite email. E questo a maggior ragione ove risulti dimostrato che la comunicazione di posta elettronica sia stata ricevuta dal destinatario (Cass. civ. Sez. lavoro, n. 29753/2017).

Email e cartelle di pagamento: La notifica delle cartelle di pagamento notificate tramite email tradizionale è nulla. Discusso, invece, è il valore della notifica di dette cartelle a mezzo posta elettronica certificata (PEC). Innanzitutto, appare opportuno evidenziare che con l'invio di un messaggio tramite posta elettronica certificata viene attestata la spedizione e l'immissione della mail nella casella del destinatario, attraverso un sistema informatico automatizzato. In buona sostanza, il gestore della posta certificata garantisce [...] la disponibilità del documento nella casella di posta elettronica del destinatario, a prescindere da ogni possibile verifica della effettiva apertura e lettura del messaggio. Questo vuol dire che l'immissione del documento nella casella PEC non equivale all'avvenuta consegna del documento al destinatario, il quale potrebbe non leggere la email per svariate ragioni non sempre dipendenti dalla propria volontà (Comm. trib. prov. Lazio Frosinone, n. 869/2016). Detto questo, torniamo alla questione "notifica della cartella di pagamento tramite PEC". Quando le predette cartelle sono inviate attraverso questa modalità, ciò che viene inviato non è l'originale dell'atto, ma solo una sua copia informatica, priva di qualsivoglia attestazione di conformità. La copia informatica, in tali casi, non ha valore giuridico dal momento che:

• essa non garantisce il fatto che il documento inoltrato sia identico, in tutto e per tutto, all'originale che, in questo caso, resta nelle mani del mittente;
• essa equivale solo ad una copia informale dell'originale della cartella di pagamento, al pari di una semplice fotocopia;

•  essa non garantisce la piena e legittima conoscenza della pretesa tributaria e, quindi, di una pretesa incidente sulla sfera patrimoniale del cittadino contribuente; una conoscenza, questa, che è un diritto inviolabile del contribuente che consentirebbe a quest'ultimo di approntare eventuali difese.

A ciò deve aggiungersi il fatto che la PEC non garantisce la piena prova dell'effettiva consegna del documento al destinatario, in quanto lascia incerto l'esito della sua ricezione oltre che la data di effettiva avvenuta conoscenza del messaggio, alterando così il momento preciso da cui far decorrere il termine per proporre eventuali contestazioni successive(Comm. trib. prov. Lazio Frosinone, n. 869/2016). Ne consegue che l'Amministrazione finanziaria, affinché la pretesa tributaria diventi certa e esigibile, deve garantire, al destinatario della stessa, la conoscenza attraverso una regolare e legittima procedura notificatoria degli atti impositivi e quindi non tramite PEC, ma attraverso il sistema tradizionale della notifica cartacea, e quindi tramite il postino, l'ufficiale giudiziario o il messo notificatore che in quanto pubblici ufficiali sono capaci di dare "fede privilegiata" alla propria attestazione di consegna (relata di notifica o registro di consegne delle raccomandate a.r.). Il sistema di notifica delle cartelle di pagamento a mezzo PEC (ma anche degli altri atti emessi dall'Agente della riscossione e/o dalle Agenzie delle Entrate), come attualmente disciplinati, fanno ritenere che tale notifica sia affetta da nullità insanabile (Comm. trib. prov. Lazio Frosinone, n. 869/2016).