Documenti edilizi irreperibili: motivo non sufficiente per negare l’accesso

Con la sentenza n. 373 dello scorso 20 febbraio, il Tar della Lombardia, sezione seconda, chiamato ad esaminare la legittimità di un diniego opposto da un Comune ad una istanza di accesso ad una pratica edilizia, ne ha statuito l'illegittimità essendo lo stesso stato motivato sulla mera dichiarazione di irreperibilità dei documenti oggetto della richiesta ostensiva, senza dare puntuale risconto delle modalità di conservazione degli atti invocati in visione, delle ragioni del loro smarrimento e delle ricerche in concreto compiute.

Si è difatti precisato che nei casi di dichiarata irreperibilità dei documenti oggetto di istanza di accesso, l'Amministrazione è tenuta ad eseguire, con la massima accuratezza e diligenza, sollecite ricerche per rinvenire i documenti chiesti in visione, anche destinando all'uopo idonee risorse in termini di personale e tempo.

Il caso sottoposto all'attenzione del Tar prende avvio dalla presentazione di una istanza di accesso agli atti, per mezzo della quale il proprietario di talune unità immobiliari facenti parte di un fabbricato chiedeva l'ostensione agli atti di fabbrica dell'edificio.

Stante l'inerzia dell'Amministrazione e la conseguente formazione del silenzio-rigetto, l'interessato ricorreva al Tar, affinché fosse riconosciuto il diritto di accedere a quella pratica edilizia e si ordinasse al Comune di provvedere sull'istanza di accesso. 

Costituendosi in giudizio, il Comune depositava una nota comunale recante la comunicazione secondo cui, dalle ricerche effettuate presso gli archivi e gli uffici interessati, gli atti di fabbrica richiesti risultavano irreperibili.

Il Tar accoglie il ricorso del proprietario.

Il Collegio Amministrativo rileva come, anche nei procedimenti di accesso ai documenti amministrativi, si applichi il principio ad impossibilia nemo tenetur, sicché l'esercizio del relativo diritto di accesso non può che riguardare, per evidenti motivi di buon senso e ragionevolezza, i documenti esistenti e non anche quelli distrutti o comunque irreperibili.

Ciò non implica, tuttavia, che l'Amministrazione – al fine di dimostrare l'oggettiva impossibilità di consentire il diritto di accesso, così sottraendosi agli obblighi ad essa incombenti in tema di accesso – possa affermare l'indisponibilità degli atti quale mera conseguenza del tempo trascorso e delle modifiche organizzative medio tempore succedutesi: spetta, infatti, all'Amministrazione destinataria dell'istanza di accesso l'indicazione, sotto la propria responsabilità, degli atti inesistenti o indisponibili che non è in grado di esibire, con l'obbligo di dare dettagliato conto delle ragioni concrete di tale impossibilità. 

In particolare, nei casi di dichiarata irreperibilità dei documenti oggetto di istanza di accesso, l'Amministrazione è tenuta ad eseguire, con la massima accuratezza e diligenza, sollecite ricerche per rinvenire i documenti chiesti in visione, anche destinando all'uopo idonee risorse in termini di personale e tempo; qualora, ciò nonostante, la documentazione non venisse reperita, deve estendere le relative indagini, anche con le opportune segnalazioni e denunce all'Autorità giudiziaria, presso le altre Amministrazioni che siano in possesso di copia della documentazione richiesta, per poi – in caso di ulteriore esito negativo delle ricerche – dare conto al privato delle ragioni dell'impossibilità di ricostruire gli atti mancanti, delle eventuali responsabilità connesse a tale mancanza (smarrimento, sottrazione, ecc.) e dell'adozione degli atti di natura archivistica che accertino lo smarrimento/irreperibilità in via definitiva dei documenti medesimi.

Con specifico riferimento al caso di specie, l'Amministrazione non aveva fornito riscontro al richiedente, poi giustificando tale silenzio alla luce dell'irreperibilità della documentazione richiesta: il diniego si è fondato unicamente sulla mera dichiarazione di irreperibilità dei documenti oggetto della richiesta ostensiva, senza dare puntuale conto delle modalità di conservazione degli atti invocati in visione, delle ragioni del loro smarrimento e delle ricerche in concreto compiute.

Alla luce di tanto, il collegio accoglie il ricorso, ordinando all'Amministrazione interessata di provvedere sull'istanza di accesso del ricorrente entro sessanta giorni, attivando ogni iniziativa utile a reperire la documentazione richiesta, con l'obbligo di acquisire attestazioni formali dei Responsabili degli uffici interessati circa l'effettuazione delle ricerche compiute e le ragioni dell'eventuale irreperibilità della documentazione richiesta.