Udienze con trattazione scritta: come si svolgeranno?

Anche il settore giudiziario si appresta, la prossima settimana, ad entrare nella cosiddetta fase due: a partire dal prossimo 12 maggio – terminata la fase emergenziale durante la quale è stato disposto il rinvio generalizzato di tutte le udienze civili e penali, salvo poche eccezioni relative ai procedimenti urgenti o coinvolgenti interessi più delicati – i capi degli uffici giudiziari dovranno attuare tutte le necessarie misure organizzative necessarie per evitare assembramenti all'interno dell'ufficio giudiziario e contatti ravvicinati tra le persone; tali misure organizzative, per effetto del recentissimo D.L. 30 aprile 2020 n. 28, in vigore dal 1 maggio 2020, avranno effetto sino al 31 luglio 2020.

Tra le varie misure previste dal comma 7 dell'art. 83 del d.l. 18/20, una norma che suscita forte interesse nell'interprete è contenuta nella lettera h) che introduce, in via normativa, la facoltà di svolgere le udienze civili che non richiedono la presenza di soggetti diversi dai difensori delle parti «mediante lo scambio e il deposito in telematico di note scritte contenenti le sole istanze e conclusioni, e la successiva adozione fuori udienza del provvedimento del giudice.

Come dovrà avvenire l'udienza con trattazione scritta?

La "Proposta di protocollo per udienze civili tramite collegamento da remoto", frutto della collaborazione tra Consiglio Superiore della Magistratura e del Consiglio Nazionale Forense, con la partecipazione anche di DGSIA e della Struttura tecnico Organizzativa del CSM, disciplina:

1. le attività preliminari relative alla comunicazione del provvedimento che fissa l'udienza ai sensi dell'art. 83, comma 7 lett. h), assegnando termine per il deposito di note scritte;

2. la possibilità per l'avvocato che ne abbia la disponibilità di depositare, in uno con le note, gli atti ed i documenti depositati solo in formato analogico, al fine di consentire la trattazione dell'udienza che, diversamente, dovrà essere rinviata;

3. le conseguenze per il mancato invio delle note, in presenza di fascicolo interamente telematico;

4. la possibilità per le parti che non hanno interesse alla trattazione immediata della causa, di chiedere il differimento dell'udienza. 

 In relazione alle attività preliminari, il giudice disporrà che l'udienza venga svolta secondo le modalità previste dall'art. 83 lett. h del D.L. 18/2020 con provvedimento telematico, assegnando congruo termine, eventualmente differenziato per ciascuna parte, per il deposito telematico delle note scritte contenenti le sole istanze e conclusioni; la cancelleria provvederà a comunicare il provvedimento di assegnazione dei termini per le note ai difensori delle parti costituite e ad inserire nello "storico del fascicolo" l'annotazione "trattazione scritta".

La data dell'udienza – considerato che lo scambio di note scritte risulta prospettato dalla norma quale modalità alternativa di "svolgimento" delle udienze civili- potrà rimanere la medesima già fissata o, in alternativa, si potrà o stabilire una data di udienza anticipata o differita rispetto a quella originaria o fissare una data ex novo; l'udienza comunque fissata costituirà, sia per le parti che per il giudice, il momento a partire dal quale dovrà essere adottato "fuori udienza" il provvedimento del giudice e, se con detto provvedimento il giudizio non venisse definito, il giudice avrà cura di prendere i provvedimenti necessari all'ulteriore corso del giudizio, eventualmente fissando ulteriore udienza.

 Il giudice, alla data fissata, verificherà la rituale comunicazione a cura della cancelleria del provvedimento telematico di avviso; da quella data dovranno decorrere i termini di legge per l'assunzione dei provvedimenti istruttori (che conterranno l'indicazione della data dell'udienza di prosecuzione), ovvero di quelli decisori.

I difensori depositeranno in via telematica, nel termine assegnato nel provvedimento telematico di avviso, delle note scritte, che saranno denominate "note di trattazione scritta", contenenti istanze e conclusioni, redatte nel rispetto dei principi di sinteticità e chiarezza, con un iniziale prospetto di sintesi dell'oggetto e della tipologia delle istanze (ad esempio inibitoria; istanza ex art. 348 bis, ecc.), se del caso tramite rinvio a quelle già formulate in atto già depositato.

Se il fascicolo non è interamente composto da documenti informatici e contenga atti difensivi cartacei, al fine di implementare il fascicolo informatico, il giudice potrà chiedere ai procuratori delle parti di depositare, ove nella loro disponibilità e in occasione del deposito della "note di trattazione scritta", le copie informatiche degli atti di parte e dei documenti in precedenza depositati in forma cartacea, nei formati ammessi dalla normativa sul PCT; a tale richiesta di collaborazione, l'avvocato può volontariamente aderirvi, tenuto conto che potrebbe non avere la contestuale disponibilità degli atti e documenti richiesti. Nel caso in cui si verificasse questa ipotesi, l'avvocato potrà farne comunicazione al giudice che ha fissato l'udienza, rappresentandogli la propria impossibilità di allegazione, e la causa sarà rinviata ad altra udienza.

Il protocollo, prevede inoltre la possibilità di comunicare al giudice che la causa può essere differita, perché manca il requisito dell'urgente trattazione; il Consiglio Nazionale Forense metterà a disposizione alcuni modelli di istanze di trattazione per particolare urgenza dei procedimenti, che non rientrano nell'indicazione di quelli urgenti per materia, o di differimento dei procedimenti che, pur espressamente indicati come indifferibili dal dl. 18/2020, possano essere rinviati senza recare pregiudizio alle parti.