Sito web e chat condomìniali: attenzione alla privacy

Riferimenti normativi: Art.71 ter , disp.att. cod.civ. - Codice della Privacy (D.lgs. n. 196/2003) - GDPR Regolamento dell'Unione Europea (UE 2016/679) - D.Lgs. n.101/2018.

Focus: Gli amministratori e i condomìni che utilizzano siti internet e chat su whatsapp nella gestione condomìniale sono sempre più numerosi. Come bilanciare il principio di trasparenza e i principi di riservatezza e tutela della privacy? Per meglio comprendere le dinamiche della comunicazione della compagine condominiale è necessario prendere in esame le disposizioni di legge.

Principi generali: La legge n. 220/2012, ha introdotto nelle disposizioni di attuazione del codice civile, l'art. 71-ter che recita: "Su richiesta dell'assemblea, che delibera con la maggioranza di cui al secondo comma dell'articolo 1136 del codice, l'amministratore è tenuto ad attivare un sito internet del condominio che consenta agli aventi diritto di consultare ed estrarre copia in formato digitale dei documenti previsti dalla delibera assembleare. Le spese per l'attivazione e la gestione del sito internet sono poste a carico dei condomini". L'assemblea condominiale, in pratica, può deliberare l'attivazione di un sito internet con il voto favorevole della maggioranza degli intervenuti e almeno la metà del valore dell'edificio. La deliberazione adottata con maggioranze inferiori a quelle prescritte dalla legge è annullabile (Cass. n. 4806/2005: "sono da ritenersi annullabili le delibere con vizi relativi alla regolare costituzione dell'assemblea, quelle adottate con maggioranza inferiore a quella prescritta dalla legge o dal regolamento condominiale, quelle affette da vizi formali in violazione di prescrizioni legali, convenzionali, regolamentari attinenti al procedimento di convocazione o informazione in assemblea, quelle genericamente affette da irregolarità nel procedimento di convocazione, quelle che richiedono maggioranze qualificate in relazione all'oggetto").

Modalità di attivazione e uso di un sito web: In generale, i costi attivazione e gestione del sito sono posti carico dei condòmini e, in assenza di specifiche indicazioni, si ritiene che questi costi debbano essere ripartiti tra tutti i condòmini sulla base dei millesimi di proprietà.Il sito web è composto di norma da due parti: una recante notizie di interesse generale che può  essere aperta a tutti i componenti del condomìnio, e una parte (riservata) con le informazioni relative a ciascuna unità immobiliare resa accessibile soltanto ai soggetti autorizzati.

Nella delibera con la quale è decisa l'attivazione si stabilisce entro quali limiti gli utenti autorizzati, cioè i condòmini muniti di credenziale di accesso personali (utente e password), possono accedere per consultare ed estrarre copia della documentazione condominiale. L'art.71-ter disp.att.c.c. consente di prendere visione e di estrarre copia dei documenti dal sito internet agli aventi diritto, pertanto si ritiene che tra questi rientrino anche i conduttori per i documenti che li riguardino direttamente. Ogni condòmino ha " il diritto di accesso" per conoscere i suoi dati custoditi dall'amministratore ma non quelli riferiti ad altro condòmino ed è vietata la divulgazione e l'accesso al sito a terzi. Ogni condòmino, inoltre, ha diritto di far aggiornare, rettificare o integrare i dati che lo riguardano e può anche opporsi, per motivi legittimi, al loro trattamento. Gli aggiornamenti dei dati incombono all'amministratore di condomìnio mediante inserimento, in apposite sezioni eventualmente già predisposte nella zona riservata, di vari dati: anagrafiche di proprietari e affittuari; elenco delle unità immobiliari (con indicazione del responsabile dei pagamenti e dei millesimi corrispondenti); spese divise per voci, importo totale da versare, importi singoli per millesimi e mesi; stato dei pagamenti in tempo reale; rendiconti, solleciti e interessi di mora; schede tecniche degli strumenti/apparati in uso, con l'indicazione delle scadenze manutentive; elenco fornitori; numeri utili, con possibilità da parte degli utenti di segnalare guasti. Il sito ha, altresì, una funzione di archivio storico dei dati non essendo il materiale cancellabile a prescindere dall'amministratore in carica.

E' possibile anche attivare un servizio di messaggeria – sms, whatsapp - per l'invio automatizzato di messaggi da inoltrare ai condòmini per comunicazioni individuali o massive. Inoltre, come opzione aggiuntiva - e con un costo ulteriore - si può assegnare a ciascun condòmino un indirizzo di posta elettronica certificata, con il quale si fornisce al mittente la documentazione elettronica, attestante l'invio e la consegna di documenti informatici, equiparata, a tutti gli effetti di legge, alla spedizione di una raccomandata con avviso di ricevimento. La pec può essere un utile strumento di gestione di un edificio condominiale al quale l'amministratore può ricorrere sia per l'avviso di convocazione dell'assemblea in maniera veloce e sicura ( art.66, comma 3, disp.att.c.c.) che in caso di richiesta di una quota per fronteggiare una spesa urgente e straordinaria, come ad esempio per interventi di riparazioni straordinarie di impianti comuni, quali ascensori, autoclave, che cessino improvvisamente di funzionare.

Tutela della privacy: In materia di privacy il Regolamento europeo 2016/679 rimane fonte direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri, seguito dal D.Lgs. n.101/2018 che ha integrato il Codice Privacy (D.Lgs. n.193/2003) e tutti i provvedimenti antecedenti emanati dal Garante, come il vademecum sulla privacy condominiale del 2006 con il quale il Garante aveva ritenuto legittimo il trattamento di dati sensibili e giudiziari quando ciò fosse indispensabile ai fini dell'amministrazione del condomìnio. 

Il Decreto legislativo n.101/2018, attuativo del GDPR (General Data Protection Regulation), in vigore dal 25/5/2018, ha sollevato molti dubbi in  merito ai dati personali che devono essere protetti e alle regole che vanno rispettate per evitare la violazione della riservatezza nell'ambito condominiale. Interessati al trattamento dei dati sono i condòmini ma l'Amministratore di condomìnio rimane, comunque, titolare del loro trattamento per conto del condomìnio e non è stato esonerato dalle responsabilità connesse all'adozione delle misure minime di sicurezza e dalle sanzioni amministrative per inadempimento degli obblighi assunti. A tale scopo il Garante per la protezione dei dati personali, con specifico riferimento al sito web condomìniale, chiarisce che << l'amministratore dovrà rendere accessibili con questa modalità solo i documenti adottati dall'apposita delibera assembleare, ad esempio i dati contabili e i verbali approvati . È necessario prestare particolare attenzione nel caso in cui siano trattati, tra l'altro, i dati sensibili - come quelli che si riferiscono alle condizioni di salute di una persona - o quelli giudiziari >>. L'amministratore di condomìnio, in buona sostanza, è il soggetto direttamente sanzionabile in caso di violazione relativa al trattamento dei dati, poiché chiunque subisca un danno materiale o immateriale cagionato da una violazione del GDPR ha il diritto di ottenere il risarcimento del danno dal titolare del trattamento, ai sensi dell'art. 82 GDPR (principio di accountability o di responsabilità), salvo prova contraria.  Pertanto, egli dovrà prestare particolare attenzione alle modalità di circolazione di dette informazioni, evitando una consultazione indiscriminata e la diffusione di notizie in violazione della privacy delle persone del condomìnio.