Diritto di accesso alla documentazione condominiale

Riferimenti normativi: Artt.1129 - 1130 - 1130 bis c.c.

Focus: Ogni condòmino ha il diritto di vigilare e controllare lo svolgimento dell'attivitàdi gestione dei beni comuni e, perciò, di prendere visione dei registri e dei documenti condominiali facendone richiesta all'amministratore di condomìnio.

Principi generali: L'art. 1130 bis c.c. dispone espressamente che "i condòmini e i titolari di diritti reali o di godimento sulle unità immobiliari possono prendere visione dei documenti contabili giustificativi di spesa in ogni tempo ed estrarne copia a proprie spese". L'art. 1129, comma 2, c.c. sancisce implicitamente il diritto di ciascun condòmino di esaminare a sua richiesta, secondo adeguate modalità di tempo e di luogo, la documentazione attinente gli argomenti posti all'ordine del giorno. In buona sostanza ciò scaturisce dall'obbligo e dal dovere in capo all'amministratore di comunicare, all'atto della nomina, " il locale ove si trovano i registri di cui ai numeri 6) e 7) dell'art. 1130, nonché i giorni e le ore in cui ogni interessato, previa richiesta all'amministratore, può prenderne gratuitamente visione e ottenere, previo rimborso della spesa, copia da lui firmata."

Documentazione condominiale: Il predetto art.1130 bis c.c. precisa anche che " Le scritture e i documenti giustificativi devono essere conservati per dieci anni dalla data della relativa registrazione". L'amministratore deve, quindi, conservare per dieci anni dalla data della relativa registrazione qualsiasi documento per attestare il corretto funzionamento e la sana gestione del complesso condominiale: il rendiconto preventivo e consuntivo, i documenti giustificativi delle spese (fatture e ricevute), le polizze assicurative del fabbricato, i contratti con le ditte dei lavori, i registri con i verbali delle delibere assembleari e i registri di nomina e revoca degli amministratori. Nel momento in cui decade o viene revocato, l'amministratore deve consegnare tutta la documentazione al suo successore o al delegato dall'assemblea.

Diritti dei condòmini: L'amministratore è obbligato a consentire ai condòmini che ne facciano richiesta di prendere visione o estrarre copia della documentazione condominiale . "Non è necessario che i condòmini specifichino la ragione per cui vogliono prendere visione o estrarre copia dei documenti, spettando all'amministratore l'onere di dedurre e dimostrare l'insussistenza di qualsivoglia interesse effettivo in capo ai condomini istanti, perché i documenti personalmente non li riguardano, ovvero l'esistenza di motivi futili o inconsistenti e comunque contrari alla correttezza"(Cass. 29 novembre 2001, n. 15159).

Tale principio è stato ribadito dalla giurisprudenza secondo la quale l'amministratore di condomìnio, in sede di approvazione delle spese, non è obbligato a depositare tutta la documentazione contabile ma è tenuto soltanto a garantire ai condòmini l'accesso alla documentazione per prenderne visione ed estrarne copia a loro spese (Tribunale di Benevento, sentenza n.776/2013). Ai medesimi condòmini grava l'onere di dimostrare che l'amministratore non ha loro consentito di esercitare detta facoltà e le deliberazioni che presuppongono la conoscenza della documentazione contabile sono annullabili nell'ipotesi, non solo di rifiuto, ma anche di una eccessiva gravosa consultazione imposta dall'amministratore (Cass. civ.12650/2008, Cass. Sez. 2, 28/04/2010, n. 10204; Cass. Sez.2,12/03/2003, n. 3596). In caso di rifiuto l'interessato può rivolgersi al tribunale con un ricorso d'urgenza, ai sensi dell'art. 700 c.p.c., affinché il giudice ordini all'amministratore l'esibizione dei documenti. In tal caso l'amministratore sarà anche condannato al rimborso delle spese processuali sostenute dal condòmino.

Richiesta di documentazione: La richiesta può essere inoltrata in qualsiasi momento e con qualsiasi strumento, anche a voce, per e-mail, sms o – preferibilmente – con posta elettronica certificata senza indicare le motivazioni per cui si intende prendere visione della documentazione, purché sia specificato quali registri si intende visionare. La risposta dell'amministratore deve essere tempestiva, ma non è previsto un termine di legge entro cui la richiesta deve essere evasa dall'amministratore. Inoltre, la visione dei documenti non può essere subordinata al previo pagamento delle spese condominiali, e, quindi, anche i morosi hanno diritto ad accedervi.

I condòmini possono estrarre copia della documentazione condominiale con qualsiasi strumento di fotoriproduzione di loro proprietà, senza alcuna spesa a carico degli stessi, salvo eventuali particolari divieti posti dal regolamento condominiale approvato all'unanimità. L'amministratore, del resto, non può rifiutare tale richiesta non esistendo ad oggi alcuna normativa che vieta tale possibilità in quanto i documenti condominiali sono di proprietà dell'intera compagine condominiale e non sono soggetti neppure ai limiti previsti dalla legge sulla privacy, comprese le spese e gli inadempimenti degli altri condòmini.

Costi di copie della documentazione devono gravare esclusivamente sui condòmini richiedenti, a vantaggio della gestione condominiale, e non costituire motivo di ulteriore compenso in favore dell'amministratore.

Al momento della nomina, infatti, l'amministratore è tenuto ad indicare i compensi extra per le attività straordinarie. In caso contrario si intendono già incluse nel compenso generale pattuito. La Cassazione ritiene quest'attività "compresa nel corrispettivo stabilito al momento del conferimento dell'incarico" sembra, perciò, escludere anche la possibilità che possa essere previsto, seppur approvato dall'assemblea, un compenso a parte. Si tratta, infatti, di attività connessa ed indispensabile allo svolgimento dei suoi compiti istituzionali, da ritenersi, pertanto, compresa nel corrispettivo stabilito al momento del conferimento dell'incarico per tutta l'attività amministrativa di durata annuale (Cass. civile, sez.II, ordinanza n.4686/2018).