Diritto di accesso alla documentazione condominiale e rispetto della privacy

Riferimenti normativi: Artt. 1129-1130- 1130 bis c.c. - L.n. 220/2012, n. 220 recante "Modifiche alla disciplina del condominio negli edifici" - Codice della Privacy (D.lgs. n. 196/2003)- GDPR Regolamento dell'Unione Europea (UE 2016/679).

Focus: Con la riforma del condomìnio, in vigore dal 18 giugno 2013, è stato attribuito un ruolo determinante all'amministratore di condomìnio nella gestione condominiale, in quanto non solo organo di esecuzione delle delibere e di controllo del rispetto del regolamento condominiale, ma soprattutto organo al quale la legge ha attribuito una attività ammini-strativa in senso stretto. In particolare, l'amministratore, come disposto dall'art.1129, comma 2, c.c., deve comunicare i luoghi dove sono contenuti tutti i registri condominiali: anagrafe del fabbricato; verbali di assemblea; nomina e revoca dell'amministratore; registro di contabilità (ex art. 1130 c.c.), nonché i giorni e le ore in cui ogni interessato possa prenderne gratuitamente visione ed ottenere, previo rimborso della spesa, copia da lui firmata.

Principi generali: Come enunciato dalle disposizioni del codice civile il diritto di accesso, i cui contenuti sono stati definiti dalla giurisprudenza (Cass. n. 4686/2018), è esercitabile in ogni tempo, non necessariamente in sede di approvazione di rendiconto, previa richiesta scritta all'amministratore. Come specificato dall'art. 1129, comma 7, c.c. <<l'amministratore è obbligato a far transitare le somme ricevute a qualunque titolo dai condomini o da terzi, nonché quelle a qualsiasi titolo erogate per conto del condominio, su uno specifico conto corrente, postale o bancario, intestato al condominio; ciascun condomino, per il tramite dell'amministratore, può chiedere di prendere visione ed estrarre copia, a proprie spese, della rendicontazione periodica>>. Ogni condòmino, quindi, in base al disposto della norma sopra menzionata, ha il diritto di prendere visione del conto corrente condominiale, nonostante sia intestato al condomìnio e ottenere "copia di atti o documenti bancari".

Tale diritto va, tuttavia, esercitato bilanciando sia i contrapposti diritti di ogni condòminio alla trasparenza, controllo e vigilanza sull'operato dell'amministratore di condomìnio, sia i diritti di riservatezza e privacy a cui è tenuto il titolare del trattamento dei dati, cioè il condomìnio che, in base al nuovo Reg.UE 679/2016 (art. 24: principio di "accountability" o di "responsabilizzazione), lo esercita nella persona dell'amministratore pro tempore, suo legale rappresentante. L'esercizio della facoltà del singolo condòmino di ottenere dall'am-ministratore del condomìnio l'esibizione dei documenti contabili non deve costituire un aggravio di spesa per il condominio. Pertanto, i costi relativi alle operazioni compiute devono gravare esclusivamente sui condòmini richiedenti a vantaggio della gestione condominiale (Cass. n. 15159/2001), senza, però, imputare al condòmino una spesa sproporzionata e tale da arrecargli un grave pregiudizio e rendere la relativa delibera assembleare impugnabile per eccesso di potere. D'altro canto, la richiesta non deve risolversi in un intralcio per la stessa gestione condominiale, e, quindi, non può porsi in contrasto con il principio di correttezza e buona fede, di cui all' art.1175 c.c. (Cass. n. 19799/2014), traducendosi in una sorta di abuso nell'esercizio di un proprio diritto. 

La questione è stata oggetto della decisione del Tribunale diRoma n.14268 dell'11/7/ 2018, nell'ambito di una controversia condominiale in cui era emerso che i condòmini, anziché richiedere la fissazione di un incontro con l'amministratore per prendere visione prelimi-narmente dei documenti, e poi estrarne copie, avevano richiesto a quest'ultimo, con istanza scritta, di inviare direttamente copia, a loro spese, presso lo studio del legale incaricato, di una copiosa documentazione. Nella fattispecie, quindi, la riproduzione in forma cartacea della documentazione richiesta avrebbe aggravato l'attività dell'amministratore. Per l'attività di esibizione dei documenti, peraltro, non spetta all'amministratore alcun compenso extra. Conformemente all'orientamento esistente, la Corte di Cassazione, con ordinanza n.4686 del 28 febbraio 2018, ha precisato che "non deve costituire ragione di ulteriore compenso in favore dell'amministratore, trattandosi comunque di attività connessa ed indispensabile allo svolgimento dei suoi compiti istituzionali, e perciò da ritenersi compresa nel corrispettivo stabilito al mo-mento del conferimento dell'incarico per tutta l'attività amministrativa di durata annuale". Se il singolo condòmino lamenti che l'esame e l'estrazione di copia di documentazione richiesta gli è stata impedita può intraprendere azione giudiziale diretta-mente contro l'amministratore anzichè contro il condomìnio.

Rifiuto dell'amministratore: Il Tribunale di Roma, con sentenza 3 luglio 2018 n.13693, ha precisato che "deve essere annullata la delibera adottata dall'assemblea nonostante il singolo condomino abbia denunciato durante la riunione di non aver potuto vedere i documenti relativi alle spese e alla gestione del riscaldamento. Difatti è l'amministratore a dover dimostrare di aver fissato un appuntamento ad hoc con il richiedente per consentirne la consultazione presso il proprio studio; diversamente risulta leso il diritto del singolo proprietario esclusivo a una partecipazione consapevole all'assemblea". In buona sostan-za non conta che nell'avviso di convocazione si annunci che i documenti dei bilanci sono a disposizione dei condomini se poi non si consente di consultarli prima della riunione dell'assemblea". Il giudice ha osservato che "il condòmino tenuto all'oscuro delle carte più importanti non può esprimere specifiche contestazioni e, dunque, incidere in modo efficace sul processo di formazione di volontà dell'ente collettivo".Dalle eventuali inadempienze di corretta tenuta del conto corrente condominiale scaturisce, altresì, la possibilità di revoca giudiziale (art.1129, comma 12, nn.3-4).

Accesso alla conto condominiale e privacy dei condòmini sono diritti contrapposti ma, pur sempre, conciliabili con l'aiuto del Garante della Privacy che si era già espresso sulle modalità di accesso ai rapporti di conto corrente intrattenuti dai privati con Istituti di Credito, Banche e Poste.

In particolare, attraverso le "linee guida in materia di trattamento dei dati personali della clientela in ambito bancario"  (Provv. 25/10/2007: doc. web n. 1457247 e con Provv. 12/05/2011)  "in materia di circolazione delle informazioni in ambito bancario e di trac-ciamento delle operazioni bancarie" (doc. web n. 1813953). Come chiarito dall'Arbitro bancario finanziario di Roma nella decisione N. 7960 del 16/09/2016 che, per avere copia della documentazione bancaria, il condòmino deve farne prima richiesta all'amministratore, e, in caso di sua inerzia, ha diritto di ottenerla direttamente dalla banca.

"L'istituto di credito presso cui è acceso il c/c, infatti, non può negare l'accesso agli atti al proprietario dell'appartamento, trincerandosi dietro un asserito rispetto della privacy, atteso che il conto corrente è, in definitiva, di proprietà dei singoli condòmini ". Può verificarsi, infatti, che un condòmino chieda all'amministratore tutta la documentazione bancaria del condomìnio – e quindi l'estratto conto e la lista della movimentazione coi prelievi e versamenti – al fine di controllare l'operato dello stesso, ma non raggiunga lo scopo in quanto l'amministratore fa finta di non recepire la richiesta e, quindi, fa passare molto tempo. In tal caso, il condòmino potrebbe ricorrere in tribunale per ottenere un provvedimento d'urgenza del giudice che condanni l'amministratore a esibire tutta la documentazione, ma non vuole sostenere i costi di una controversia. A questo punto, non gli rimane che rivolgersi direttamente alla banca, recandovisi di persona, e chiedere all'impiegato allo sportello un estratto conto del c/c del condomìnio. Ma se l'impiegato nega tale documentazione, ritenendosi legittimato a fornirla unicamente all'amministratore, cosa può fare ancora il singolo condòmino?

L'Arbitro bancario e finanziario ha dato una soluzione che cerca di contemperare tutte le contrapposte esigenze. In buona sostanza, per ottenere la documentazione bancaria del conto corrente intestato al condomìnio, il singolo proprietario di appartamento non ha l'obbligo di chiederla solo all'amministratore, ma ha solo il dovere di inoltrargli una preventiva richiesta. Se a tale istanza non riceve riscontro può recarsi in banca e ottenere – a proprie spese – la copia dell'estratto conto, della rendicontazione periodica, la lista dei movimenti in entrata ed in uscita e di qualsiasi altro documento di cui necessiti. Sarà quindi opportuno che il condòmino, onde procurarsi le prove dell'infruttuosa richiesta all'am-ministratore, faccia pervenire a quest'ultimo la richiesta con raccomandata A/R. e ne dia copia all'istituto di credito. Quest'ultimo, accertato l'inadempimento dell'amministratore all'obbligo di esibizione dei documenti non potrà esimersi dal consentire l'accesso agli atti del condomìnio. In conclusione, la "Banca" o le "Poste", non potranno opporre la mancanza di legittimazione attiva del richiedente o la tutela della privacy, in quanto prevale il diritto di accesso, che è espressione del più generale principio di trasparenza, di vigilanza e di con-trollo.