Inquadramento normativo: Art. 142 c.p.c., Regolamento UE n. 1393/2007, Convenzione dell'Aja 5 ottobre 1961, Convenzione dell'Aja 15 novembre 1961, Art. 37 D.Lgs. n. 71/2011.
La notifica degli atti giudiziari civili a destinatario residente all'estero: La notifica di un atto giudiziario civile il cui destinatario risiede all'estero va eseguita in uno dei modi consentiti dalle Convenzioni internazionali e dall'art. 37 D.Lgs. n. 71/2011. Ove non si possa procedere nei modi suddetti, la notifica verrà eseguita «mediante spedizione al destinatario per mezzo della posta con raccomandata e mediante consegna di altra copia al pubblico ministero che ne curerà la trasmissione al Ministero degli affari esteri per la consegna alla persona alla quale è diretta».
La notifica a un destinatario residente in un Paese dell'Unione Europea (UE) aderente al Regolamento UE n. 1393/2007: Gli atti giudiziari in materia civile e commerciale (ad eccezione della materia fiscale, doganale o amministrativa e degli atti relativi alla responsabilità dello Stato per atti od omissioni nell'esercizio di pubblici poteri - «acta iure imperii» -), che devono essere notificati a un destinatario residente in un altro Stato membro vanno trasmessi ai pubblici ufficiali che gli Stati membri hanno designato come organi mittenti. Per l'Italia, gli organi mittenti sono gli ufficiali giudiziari. Questi ultimi, a loro volto, trasmettono gli atti agli organi che lo Stato membro in cui risiede il destinatario ha designato come organi riceventi. L'atto da notificare:
- non necessita di legalizzazione o di altre formalità a queste equivalenti. «Per legalizzazione si intende solo la formalità con cui gli agenti diplomatici o consolari del paese in cui deve essere prodotto il documento certificano l'autenticità della firma, la veste in cui ha agito la persona che firma il documento e , se del caso, l'identità del sigillo o del timbro che reca»;
- va trasmesso unitamente a un domanda redatta su un modulo standard «compilato nella lingua ufficiale dello Stato membro richiesto o, se quest'ultimo ha più lingue ufficiali, nella lingua o in una delle lingue ufficiali del luogo in cui l'atto deve essere notificato o comunicato ovvero in un'altra lingua che lo Stato membro abbia dichiarato di poter accettare».
Oltre a tale forma di notifica, è consentita quella:
- a mezzo il servizio postale, mediante lettera raccomandata con ricevuta di ritorno;
- «tramite gli ufficiali giudiziari, i funzionari o altre persone competenti dello Stato membro richiesto, sempre che questo tipo di notificazione o di comunicazione diretta sia ammessa dalla legge di quello Stato membro».
In casi eccezionali, la notifica può avvenire attraverso la via consolare o diplomatica.
La notifica di atti giudiziari civili a destinatari residenti in Paesi extra UE aderenti alle Convenzioni dell'Aja del 5/10/1961 e del 15/11/1961: Nel caso in cui un atto giudiziario civile debba essere notificato a un destinatario residente in un Paese non appartenente all'Unione Europea, ma aderente alle Convenzioni dell'Aja del 1961, occorre trasmettere tale atto all'Autorità o all'ufficiale ministeriale competenti in base alle leggi dello Stato di origine. Questi organi, a loro volta, inviano l'atto all'Autorità centrale, designata dallo Stato richiesto, unitamente a una domanda redatta su un modulo standard. In tali casi non occorre la legalizzazione dell'atto atti né altra formalità equivalente. Unica formalità richiesta è una certificazione in merito:
- all'autenticità della firma,
- alla qualità in cui ha agito la persona che firma il documento;
- all'identità del sigillo o del timbro che porta.
Tale certificazione è rilasciata dall'autorità competente dello Stato da cui proviene il documento e va riportata o sul documento stesso o su un "allonge", ossia come allegato. È redatta nella lingua ufficiale dell'autorità che lo rilascia e deve essere denominata "Apostille". Questa formalità, tuttavia, «non può essere richiesta quando le leggi, i regolamenti o la prassi in vigore nello Stato in cui viene prodotto il documento o un accordo tra due o più Stati contraenti lo hanno abolito o semplificato, o esentano il documento stesso dalla legalizzazione».
La notifica di atti giudiziari civili a destinatari residenti all'estero in presenza di Convenzioni bilaterali: Con riferimento alle notifiche nei confronti di destinatari residenti in Paesi extra UE, prevalgono le Convenzioni bilaterali eventualmente stipulate in materia tra l'Italia e tali Paesi.
La notifica di atti giudiziari civili a destinatari italiani residenti all'estero: Nel caso in cui la notifica di un atto giudiziario debba essere eseguita nei confronti di un destinatario, cittadino italiano, residente all'estero, essa avverrà tramite l'ufficio consolare. Una volta trasmesso l'atto a tale ufficio, quest'ultimo provvederà alla notificazione degli atti,
- compiendo gli atti istruttori ad esso delegati dalle autorità nazionali competenti;
- ricevendo «i) le dichiarazioni, anche giurate, da chiunque rese, da far valere in giudizi nazionali; ii) le istanze di gratuito patrocinio relative a giudizi nazionali; iii) le istanze di procedimento o le querele e la loro remissione; v) gli atti di impugnativa avverso provvedimenti emessi da autorità nazionali».