Le fatture elettroniche vanno conservate a norma entro i termini previsti dalla legge, tempi che variano a seconda del tipo di fattura e del regime fiscale del soggetto.

La conservazione a norma delle fatture elettroniche è il processo che garantisce la validità legale e fiscale delle fatture emesse e ricevute in formato elettronico, in conformità alle disposizioni normative vigenti

Essa implica la trasformazione delle fatture elettroniche in un formato standard (XML) e la loro firma digitale, per garantire l'autenticità, l'integrità e la leggibilità nel tempo dei documenti.

Come conservare a norma le fatture elettroniche?

Le imprese devono rispettare alcuni requisiti tecnici e organizzativi, tra cui:

​Disporre di un sistema informatico adeguato, che consenta di gestire, archiviare e consultare le fatture elettroniche in modo sicuro e affidabile.

• Adottare un sistema di gestione documentale, che consenta di identificare, classificare e indicizzare le fatture elettroniche, e di conservarle in modo ordinato e coerente.
• Utilizzare un software di conservazione a norma, per trasformare le fatture elettroniche in formato XML, apporre la firma digitale, generare i pacchetti di conservazione e trasmetterli al sistema di interscambio (SDI) o ad un conservatore accreditato.

• Conservare le fatture elettroniche per almeno 10 anni, a partire dalla data di emissione o di ricezione, in un supporto informatico idoneo e inalterabile, e di garantirne la disponibilità, l'accessibilità e la consultabilità in caso di controllo da parte dell'Agenzia delle Entrate.

Le imprese avranno vantaggi e obblighi.

In particolare tra i vantaggi, la conservazione a norma delle fatture elettroniche permette di semplificare e razionalizzare la gestione amministrativa e contabile, di ridurre i costi di stampa, la spedizione e archiviazione dei documenti cartacei, di migliorare l'efficienza e la sicurezza dei processi, di facilitare il recupero e la consultazione delle fatture, di ottenere una maggiore trasparenza e tracciabilità delle operazioni e di assolvere gli obblighi fiscali in modo più semplice e veloce.

Invece tra gli obblighi, la conservazione a norma delle fatture elettroniche implica il rispetto delle norme e delle procedure previste dalla legge, la responsabilità della corretta conservazione dei documenti, la tenuta di un registro cronologico delle fatture conservate, la conservazione di una copia di sicurezza delle fatture elettroniche, la comunicazione all'Agenzia delle Entrate dei dati relativi al software di conservazione a norma utilizzato, e la collaborazione con gli organi di controllo in caso di verifica.

Che cosa accade nel caso di mancata conservazione a norma delle fatture elettroniche?

Orbene, il mancato rispetto delle regole comporta il rischio di incorrere in sanzioni amministrative e penali, di perdere il diritto alla detrazione dell'IVA, di non poter opporre le fatture a terzi o in sede giudiziale, di dover ripetere l'emissione e la consegna delle fatture e di subire danni all'immagine e alla reputazione dell'impresa.
Di conseguenza, diviene di fondamentale importanza il rispetto di quanto statuito per evitare di incorrere in sanzioni e tutelare la propria attività.