La riforma della giustizia civile, ormai all'orizzonte secondo il cronoprogramma anche ultimamente ribadito dal ministro di giustizia, costituirà una sorta di rivoluzione. Intanto però, gli uffici di via Arenula si concentrano sulla soluzione di una piccola ma al tempo significativa questione che, soprattutto negli ultimi anni e in concomitanza con il ridursi degli spazi a disposizione delle cancellerie dei tribunali, ha determinato una autentica emergenza, a fronte della quale ciascun tribunale, se non addirittura ciascuna cancelleria all'interno del medesimo tribunale, ha assunto comportamenti difformi, quella della questione del ritiro del fascicolo di parte al termine della causa. 

È per questo che in materia ha ritenuto di intervenire, come premesso  il  Ministero della Giustizia che con circolare  trasmessa  ai presidenti  delle Corti d'Appello e dei Tribunali ed adottata il 7 gennaio, ha impartito disposizioni in merito all'oggetto. Non ci si riferisce, è appena il caso di evidenziare al ritiro del fascicolo di parte in pendenza di causa nel grado, regolato a sufficienza dall'articolo 169 cpc, ma  del ritiro all'esito della medesima controversia,  essendo, in proposito, su un terreno non coperto normativamente da alcuna disposizione, invalse le più svariate prassi, ed essendoci dubbi, in particolare, se avesse titolo al ritiro del fascicolo de quo il procuratore della parte costituito in quel grado di giudizio, il difensore eventualmente ad esso subentrato munito di procura per proporre impugnazione o per far valere il titolo in sede esecutiva, oh, per semplificare salomonicamente il problema, la parte personalmente. 

Dubbi, come si vede, non certo di poco conto, soprattutto alla luce della circostanza che spesso nei fascicoli di parte sono contenute i documenti di estrema delicatezza sotto il profilo dei dati personali, e sensibili, che in essi possono essere contenuti, di altri dati che possono riguardare prodotti coperti da riservatezza o diritti di copyright per citare le ipotesi di particolare momento. La circolare quindi interviene, a nostro avviso opportunamente,

MINISTERO DELLA GIUSTIZIA

DIPARTIMENTO PER GLI AFFARI DI GIUSTIZIA
DIREZIONE GENERALE DELLA GIUSTIZIA CIVILE
UFFICIO I — AFFARI CIVILI INTERNI

Ai sigg. Presidenti delle Corti di appello
E, p.c., al sig. Capo del Dipartimento

OGGETTO: Ritiro del fascicolo cartaceo di parte nel procedimento civile definito in primo grado Indicazioni operative.

Pervengono a questa Direzione generale quesiti e segnalazioni, anche da parte di utenti, in merito all'esistenza di prassi non uniformi delle cancellerie degli Uffici giudiziari sul territorio nazionale in ordine al ritiro del fascicolo cartaceo di parte nel giudizio civile definito in primo grado, in particolare con riferimento all'ipotesi in cui la relativa istanza sia formulata da nuovo difensore della parte, nominato per la proposizione dell'impugnazione. In particolare è emerso che alcuni Uffici dispongono che il fascicolo di parte possa essere ritirato solo dall'avvocato costituito in giudizio (o da persona da questi delegata): pertanto, nel caso in cui nel corso del procedimento subentri un nuovo avvocato, questi, benché munito di apposito mandato, può solo fare copia degli atti e/o dei documenti depositati dal precedente difensore, mentre per il ritiro del fascicolo il nuovo difensore deve produrre una espressa autorizzazione del precedente avvocato. Lo stesso accade nell'ipotesi data — per le parti in causa, che possono solo fare copia degli atti e documenti ma non ritirare il proprio fascicolo di parte senza l'autorizzazione del precedente difensore.

Al riguardo preme ricordare che, mentre per l'ipotesi di ritiro del fascicolo di parte nei giudizi ancora in corso l'art. 77, disp. att. c.p.c. e l'art. 169 c.p.c. prevedono che "la parte" possa ritirare il fascicolo presentando istanza con ricorso al giudice, nulla è previsto per il ritiro del fascicolo nel caso di giudizio definito.

In assenza di espressa previsione codicistica, deve richiamarsi alla mente il disposto dell'art. 33 del codice deontologico forense (dedicato alla "Restituzione di documenti"), che pone sul difensore, al termine del mandato, l'obbligo di restituire senza ritardo gli atti e i documenti ricevuti dal cliente e dalla parte assistita per l'espletamento dell'incarico, come pure di consegnare loro copia di tutti gli atti e documenti concernenti l'oggetto del mandato (senza per altro poter subordinare tale restituzione al pagamento del proprio compenso). Se dunque l'avvocato, al termine del mandato, è tenuto a restituire tutta la documentazione ricevuta dal cliente e comunque concernente l'oggetto del mandato, non v'è ragione per negare alla parte medesima (titolare del diritto alla restituzione) o al suo nuovo procuratore il diritto di richiedere direttamente alla cancelleria dell'Ufficio giudiziario la consegna del fascicolo di parte depositato dal precedente difensore nell'ambito di un giudizio civile ormai concluso, facendo in tal modo venir meno l'obbligo di custodia degli atti a carico del precedente avvocato.

Alla luce di tali considerazioni, pertanto, il modus operandi segnalato non può essere condiviso, dovendosi viceversa affermare che, nell'ipotesi in cui il procedimento civile sia stato definito, gli Uffici giudiziari debbano consegnare il fascicolo di parte sia alla parte personalmente, sia al nuovo difensore incaricato di difenderla nell'ambito del giudizio di impugnazione (sempre che lo stesso sia munito di apposito mandato).

Al fine di uniformare le prassi sul tema in oggetto, si raccomanda alle SS.LL. di assicurare ampia diffusione della presente presso gli Uffici giudiziari di rispettiva competenza.

Si ringrazia per la preziosa collaborazione.

Roma, 7 gennaio 2019