Fonte: https://www.codicedeontologico-cnf.it/
Con parere n.17 del 19 aprile 2024 il Consiglio nazionale forense ha risposto ad alcuni interrogativi relativi al deposito di files audio e video nel processo telematico.
Gli interrogativi posti al Consiglio riguardano:
- la possibilità di produrre files audio e video con modalità tali da consentirne la produzione diretta in via informatica attraverso il PCT e la successiva fruizione, senza particolari problematiche, da parte del Giudice e delle altre controparti;
- in mancanza della suddetta possibilità, la correttezza della richiesta da parte degli Uffici Giudiziari di produrre dei files audio e video su unità esterne rimovibili USB solamente in "copia forense" sostenendone i relativi costi;
- la possibilità di ritenere valida la produzione su semplice ed unico supporto USB dei suddetti files, riservando la produzione di copia forense solo in ipotesi di contestazione;
- infine la possibilità di applicare alla fattispecie l'esenzione dal pagamento dei diritti di copia ai sensi dell'art. 40 del D.P.R. n. 115/2002, comma 1-quater ed 1-quinquies, in considerazione della circostanza che la produzione su supporto esterno di files audio e video è consequenziale all'impossibilità di deposito diretto telematico.
Il parere del Consiglio
Il Consiglio ha risposto a tali interrogativi richiamando la normativa vigente in materia.
Infatti l'art.12 decreto del Ministero della giustizia del 21 febbraio 2011, n. 44 (così come modificato dal decreto del Ministro della giustizia del 29 dicembre 2023, n. 217, è rubricato "formato dei documenti informatici allegati" e stabilisce che:
- "I documenti informatici allegati all'atto del processo sono privi di elementi attivi e hanno i formati previsti dalle specifiche tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 34" (comma 1); - "È consentito l'utilizzo dei formati compressi, secondo le specifiche tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 34, purché contenenti solo file nei formati previsti dal comma precedente" (comma 2).
Ne deriva che vi è rispondenza dei documenti informatici allegati alla elencazione contenuta nelle specifiche tecniche ex art. 34 del medesimo decreto. Quanto alle specifiche tecniche, l'art.34 summenzionato stabilisce che esse debbano essere stabilite dal responsabile per i sistemi informativi automatizzati del Ministero della giustizia, sentito DigitPA e, limitatamente ai profili inerenti alla protezione dei dati personali, sentito il Garante per la protezione dei dati personali. Inoltre le specifiche devono essere rese disponibili mediante pubblicazione nell'area pubblica del portale dei servizi telematici.
Il Consiglio ha ricordato che recentemente la Direzione generale per i sistemi informativi automatizzati del Ministero della giustizia ha posto in consultazione una nuova versione delle menzionate specifiche tecniche, ma fino all'emanazione delle nuove specifiche tecniche continuano ad applicarsi le disposizioni vigenti.
Ciò comporta che in base alla normativa vigente non è possibile effettuare un deposito telematico dei formati audio e video.
Tuttavia il deposito di file in formati non consentiti dalle Specifiche tecniche del processo telematico, come i file video e audio, può essere effettuato solo mediante deposito in cancelleria del supporto informatico (CD- ROM), accompagnato
- da una nota di deposito con le specifiche dei file contenuti nell'unità e
- dalla motivazione per la quale si procede al deposito tradizionale in cancelleria.
- per i maggiori costi,
- per questioni di integrità dei file in essi contenuti,
- perché i dispositivi USB dichiarano una data retention di 10 anni a differenza dei DVD che dichiarano in grado di preservare i file ivi contenuti per 30 anni. Infine il Consiglio ha portato ad esempio la prassi seguita in alcuni Tribunali, ossia quello del deposito in "copia di cortesia" dei file audio e/o video compressi in formato zip o rar attraverso il deposito telematico, dando atto del deposito in cancelleria dei medesimi file su supporto CD/DVD. A parere del Consiglio questa soluzione extra legem non solo è preferibile all'alternativa di utilizzare un file pdf come contenitore di un file video o audio (in considerazione del rischio che il giudice e le altre parti processuali non dispongano dell'apposito programma per la sua apertura), ma assorbe anche il profilo degli eventuali costi connessi alle copie.
Inoltre il Consiglio da un lato ritiene corretta la prassi del deposito materiale in cancelleria dei files audio e video su un supporto CD/DVD per ciascuna parte processuale al fine di evitare problemi di duplicazione, dall'altro sconsiglia l'utilizzo di chiavette USB per vari ordini di ragioni:,